【オンプレミス・クラウド】グループウェアの基礎知識とよくある失敗例

グループウェアの主な機能

以下に、グループウェアの主な機能を紹介します。

スケジュール管理

個人やチーム、部署内のスケジュールを管理・共有する機能です。会議などの日程調整を効率化することができます。

プロジェクト管理

プロジェクトの進捗状況を共有し、効率よくタスク管理できる機能です。

ファイル共有

ファイルサーバを使用せず、文書・画像などをチームや部署で共有できる機能です。資料や議事録を迅速に共有することができ、業務の効率化につながります。

社内の設備予約や備品管理

会議室の予約や備品の貸し出し管理などを円滑に行える機能です。

コミュニケーション機能

チャットや掲示板を利用して、チームや部署内のコミュニケーションを効率化する機能です。報告・連絡・相談を迅速に行えます。

ワークフロー機能

グループウェアを利用することで、申請や承認、決済などを迅速かつ簡単に行うことができます。

グループウェアの種類

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型は、自社サーバーにソフトウェアをインストールし、自社の実情に合わせたカスタマイズが可能です。ただし、導入・運用・メンテナンスを自社で行うため、初期費用や運用コストがかかります。また、専門知識・スキル・ノウハウが必要です。

一方、クラウド型はインターネット経由で提供されるため、サーバーの準備やメンテナンスを自社で行う必要がなく、初期費用や運営コストを抑えることができます。ただし、提供されるソフトウェアを使用するため、カスタマイズには制限があります。

よくある失敗例

グループウェアは業務効率化に役立つ便利なツールですが、導入しても思うような効果が上がらないことがあります。その理由の一つが、現場に定着しないことです。導入する前に、企業課題や導入する目的を明確にし、運用ルールを検討することが大切です。現場の声を聞きながら、小規模からスタートして使用範囲を拡大していくことが重要です。

試算よりもコストがかかった

グループウェアを導入する際、多彩な機能が搭載されたものを選ぶべきか、悩む声も聞かれます。しかし、自社には不要な機能を搭載したグループウェアを導入すると、余計なコストがかかることになります。導入前に自社の状況を把握し、必要な機能のみを備えたグループウェアを選ぶことが重要です。これにより、イニシャルコストやランニングコストの増大を避けることができます。

便利な機能を備えたグループウェアを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。自社のIT環境に適したサービスを選ぶためには、経験豊富な専門家に相談することが重要です。現場の声を聞きながら、小規模からスタートして徐々に使用範囲を広げていくことで、グループウェアが現場に定着し、業務効率化につながるようになります。